Desde el punto de vista funcional, debemos indicar que los Software de Gestión de Empresas (ERP = Enterprise Resources Planning) están diseñados en forma modular, como piezas de un gran mecano. Cada uno de estos módulos o aplicaciones tiene una función específica.
El concepto de modularidad de un sistema ERP se puede ilustrar siguiendo la Figura propuesta por Davenport, en ella se destaca como parte central del sistema una base de datos que tanto capta información que proviene de distintas aplicaciones, como a su vez entrega desde sus repositorios la información que estas aplicaciones necesitan para apoyar a las diversas funciones de la empresa. Aunque este modelo tiene años, sigue teniendo vigencia a los efectos de explicar el concepto.
La integración con todas las aplicaciones se realiza a través de los datos contenidos en los repositorios de la base datos. Esta integración permite que los datos sean ingresados en un solo lugar y toda la información relacionada con estos sea actualizada automáticamente.
Tomemos, como ejemplo, la situación en que un representante de ventas de una empresa de fabricación prepara un presupuesto para un cliente. El vendedor ingresa la información básica sobre los requerimientos del cliente especificando la configuración del producto requerido, su precio y fecha de entrega.
Cuando el cliente acepta el presupuesto, el representante de ventas refleja la situación en el ERP, el cual, luego de verificar el límite de crédito del cliente, registra la orden de venta. A su vez, el sistema planifica la entrega, reserva los materiales necesarios de inventario; ordena las partes necesarias para la fabricación o el ensamble a los proveedores y planifica el ensamblado en la planta de industria. Se actualizan inmediatamente los presupuestos de ventas y producción y se crean una lista de planificación de requerimientos de materiales y un recibo de materiales. En la cuenta de remuneraciones del representante de ventas se acredita la comisión generada por la venta.
Como parte del proceso, se calculan los costos reales de producción y la rentabilidad. Se actualizan:
- El balance corporativo.
- Los libros de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
- La contabilidad por centro de costo.
- El flujo de caja.
De esta forma el sistema ERP utiliza casi toda la información de la transacción resultante de la venta.
Por Oscar Alvarez Rubado, consultor independiente
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